Prosedur & Panduan Beasiswa Mahasiswa
Acuan resmi bagi mahasiswa dan unit terkait dalam mengajukan, menyeleksi, dan mencairkan bantuan beasiswa di Politeknik Saint Paul Sorong — disusun berdasarkan Manual Prosedur Pengajuan Beasiswa Prestasi dan Pedoman Pemberian Beasiswa Direktur No. 012/d/501/IV/2020.
Mengapa beasiswa ini ada
Sebagian besar mahasiswa Politeknik Saint Paul Sorong berasal dari keluarga dengan keterbatasan ekonomi di Tanah Papua. Program beasiswa disusun sebagai jalan agar semangat belajar tetap terjaga dan studi dapat diselesaikan tepat waktu, tanpa terhambat biaya pendidikan.
“Setiap peserta didik berhak mendapatkan biaya pendidikan bagi mereka yang orang tuanya tidak mampu, dan berhak mendapatkan beasiswa bagi mereka yang berprestasi.” Amanat UU No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, Pasal 12
Menjaga Prestasi
Mendorong dan mempertahankan semangat belajar mahasiswa agar berprestasi dan menjadi motivasi bagi mahasiswa lain.
Mencegah Putus Kuliah
Mengurangi angka putus studi akibat keterbatasan biaya, terutama bagi mahasiswa dari keluarga kurang mampu.
Pemerataan Akses
Meningkatkan akses dan pemerataan kesempatan belajar di lingkungan Politeknik Saint Paul Sorong.
Jenis-Jenis Beasiswa
Sumber pendanaan beasiswa berasal dari pemerintah maupun mitra yayasan, masing-masing dengan mekanisme penyaluran yang sedikit berbeda.
KIP & UKT
Kuota diberikan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi. Dibayarkan satu kali per semester sebesar biaya SPP/Uang Kuliah Tunggal, disalurkan tiap enam bulan melalui rekening mahasiswa.
Ijari & Uang Saku
Bersumber dari Yayasan Pelayanan Kasih A&A Rachmat. Disalurkan setiap triwulan secara tunai, dan akan dipotong lebih dulu jika mahasiswa masih memiliki tunggakan SPP.
BidikMisi, PPA & BBM
Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) dan Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM) diberikan bagi mahasiswa kurang mampu dan berprestasi melalui skema tawaran dari penyandang dana.
Siapa yang berhak, dan berapa lama
Status Mahasiswa
- Terdaftar aktif pada Jurusan/Program Studi di lingkungan Politeknik Saint Paul Sorong
- Tercatat pada Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD-Dikti)
- Duduk paling rendah semester II dan paling tinggi semester VIII
- Tidak sedang mengambil cuti akademik
Durasi & Masa Berlaku
- Diberikan per semester, mengikuti periode tahun anggaran berjalan
- Dihentikan otomatis bila mahasiswa tidak aktif pada semester berjalan
- Tidak lagi berhak menerima setelah dinyatakan lulus
- Kuota didistribusikan proporsional antar Jurusan/Program Studi
Persyaratan Pengajuan
Permohonan diajukan kepada Asisten Direktur III Bidang Kemahasiswaan dengan melampirkan dokumen berikut.
Persyaratan Umum
- Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) & Kartu Rencana Studi/KHS terakhir
- Fotokopi Kartu Keluarga
- Surat pernyataan tidak sedang menerima beasiswa lain
- Surat pernyataan bersedia mengikuti kegiatan ekstrakurikuler/lomba ilmiah
- Surat keterangan tidak mampu, ditandatangani Kepala Kelurahan/Desa
- Fotokopi slip gaji orang tua (atau surat keterangan penghasilan bagi wirausaha)
- Fotokopi bukti tagihan listrik
Persyaratan Khusus (Prestasi/Tidak Mampu)
- Transkrip nilai dengan IPK minimal 2,75, disahkan Bagian Akademik
- Surat pernyataan keadaan ekonomi keluarga tidak mampu, bermeterai
- Fotokopi piagam/bukti prestasi ko-kurikuler atau ekstrakurikuler tingkat nasional/internasional, bila ada
- Syarat tambahan sesuai ketentuan instansi/yayasan pemberi beasiswa
Alur Pengajuan Beasiswa
Delapan tahapan berikut berjalan berurutan, dari tawaran beasiswa masuk hingga laporan pertanggungjawaban diserahkan ke penyandang dana.
Tawaran Beasiswa Diterima
Asdir III menerima dan mengonfirmasi ulang tawaran beasiswa dari penyandang dana, termasuk seluruh persyaratannya, lalu menyusun konsep surat tawaran.
Asdir III KemahasiswaanPengumuman Informasi Beasiswa
Konsep surat diteruskan ke Biro Kemahasiswaan untuk dibuatkan surat pengumuman resmi, kemudian disahkan kembali oleh Asdir III.
Biro KemahasiswaanMahasiswa Mengajukan Permohonan
Mahasiswa menyusun surat permohonan dan melengkapi seluruh persyaratan umum & khusus sesuai jenis beasiswa yang dituju.
MahasiswaSeleksi Berkas & Akademik
Tim Kemahasiswaan bersama Ketua Jurusan/Program Studi menyeleksi kelayakan berkas. Berkas yang tidak memenuhi syarat tidak diusulkan lebih lanjut.
Tim Kemahasiswaan · Kajur/KaprodiPengusulan ke Penyandang Dana
Nama-nama calon penerima hasil seleksi dikirimkan Asdir III kepada pemberi beasiswa, sesuai format dan ketentuan masing-masing sumber dana.
Asdir III KemahasiswaanPersetujuan & Penerbitan SK
Penyandang dana mengirim surat persetujuan dan bukti transfer dana ke rekening kampus. Nama penerima kemudian ditetapkan melalui Surat Keputusan Direktur.
Penyandang Dana · DirekturPengumuman & Pencairan
Biro Kemahasiswaan mengumumkan hasil seleksi beserta jadwal tanda tangan Surat Tanda Terima (STT) dan pencairan dana di bagian keuangan (BKHAK).
Biro Kemahasiswaan · BKHAKLaporan Pertanggungjawaban
Asdir III menyusun, mengesahkan, dan mengirim laporan pertanggungjawaban realisasi penyaluran dana kepada penyandang dana.
Asdir III KemahasiswaanSeleksi & Penetapan Penerima
Proses Seleksi
- Diseleksi bersama oleh Tim Kemahasiswaan dan Ketua Jurusan/Program Studi
- Calon terpilih diajukan kepada Direktur untuk diterbitkan Surat Keputusan
- Penetapan resmi dituangkan dalam SK Direktur Jurusan/Program Studi
Prioritas Penetapan
- Mahasiswa dengan keterbatasan ekonomi yang jelas
- Memiliki catatan prestasi ko/ekstrakurikuler (penalaran, minat, bakat) tingkat nasional/internasional
- Diutamakan mahasiswa asal Papua
Penyaluran & Pencairan Dana
Mekanisme pencairan berbeda menurut sumber dana beasiswa.
| Sumber Beasiswa | Frekuensi Penyaluran | Metode Pencairan |
|---|---|---|
| KIP & UKT | Setiap 6 bulan / semester | Transfer ke rekening mahasiswa |
| Ijari & Uang Saku | Setiap 3 bulan / triwulan | Tunai, dipotong tunggakan SPP bila ada |
Di Kampus
- Penerima mengambil dana di Bagian Keuangan (BKHAK) dengan menunjukkan KTM
- Menandatangani Surat Tanda Terima (STT) dan Daftar Terima di Biro Kemahasiswaan
- Mahasiswa yang sedang PKL/Penelitian mendapat tenggang waktu 5 hari setelah jadwal terakhir
Catatan Penting
- Beasiswa Ijari dipotong langsung oleh bagian Keuangan jika mahasiswa memiliki utang uang kuliah
- Dokumen bukti transfer dari penyandang dana wajib disertakan sebelum pengumuman dibuat
Pembatalan Beasiswa
Status penerima beasiswa dibatalkan apabila salah satu kondisi berikut terjadi:
- Mahasiswa mengundurkan diri atau mengambil cuti akademik
- Mahasiswa menerima sanksi akademik
- Mahasiswa tidak lagi memenuhi syarat yang ditentukan
- Mahasiswa terbukti memberikan data yang tidak benar
Lampiran & Formulir
Dokumen pendukung yang perlu disiapkan sebelum mengajukan permohonan beasiswa.
Formulir Pengajuan
Formulir permohonan beasiswa & biodata usulan mahasiswa.
Surat Pernyataan
Pernyataan keadaan ekonomi tidak mampu, bermeterai.
Bukti Data Dukung
Checklist kelengkapan: KK, KTM, surat keterangan, foto rumah, kartu BPJS, dll.
Butuh dokumen lengkap Manual Prosedur & Pedoman resmi?
Unduh dua dokumen sumber yang menjadi acuan halaman ini: Manual Prosedur Pengajuan Beasiswa Prestasi dan Pedoman Pemberian Beasiswa Direktur No. 012/d/501/IV/2020.
