Unit & Lembaga

Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK)

Politeknik Saint Paul Sorong

Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) merupakan unsur pelaksana administrasi Politeknik Saint Paul Sorong yang menyelenggarakan pelayanan teknis administrasi umum, keuangan, dan kepegawaian bagi seluruh unit kerja di lingkungan kampus.

Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) dipimpin oleh seorang Kepala Biro, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur, serta secara fungsional berkoordinasi dengan Asisten Direktur II Bidang Keuangan, Umum dan Kepegawaian.

Dalam pelaksanaan tugas, Kepala Biro dibantu oleh beberapa Kepala Bagian (Kabag). Kabag bertanggung jawab kepada Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan.

Struktur BAUK

---

Tugas Biro Administrasi Umum dan Keuangan

1. Menyusun RKAT dan program kerja BAUK Politeknik Saint Paul Sorong;
2. Menyusun petunjuk pelaksanaan (juklak) dan petunjuk teknis (juknis) di bidang keuangan, kepegawaian, tata usaha, perlengkapan, dan rumah tangga, serta menyebarluaskannya ke seluruh unit kerja;
3. Memonitor kepatuhan kegiatan kampus terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku;
4. Mengoordinasikan penyusunan dan pelaksanaan peraturan internal Politeknik Saint Paul Sorong;
5. Menjadi penghubung (public relation) Politeknik Saint Paul Sorong dengan pihak luar, termasuk mitra industri dan pemerintah;
6. Mengelola kegiatan penciptaan citra (image building) kampus;
7. Mengembangkan berbagai program pemasaran dan promosi kampus, termasuk mendukung kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB);
8. Mengembangkan dan memelihara hubungan publik, termasuk dengan mitra industri kerja sama (PLN, Pertamina, Telkom, BMKG, Kemnaker, Komdigi, Pemerintah Kota Sorong, dan lainnya);
9. Mengembangkan sistem administrasi perkantoran Politeknik Saint Paul Sorong;
10. Mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan kesekretariatan Direktur dan Asisten Direktur, mencakup ketatausahaan, kerumahtanggaan, hukum, ketatalaksanaan, hubungan masyarakat, dan keprotokolan.

Tugas Bagian Keuangan

Bagian Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian (Kabag), berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan. Dalam pelaksanaan tugas, Kabag dibantu oleh dua orang Kepala Subbagian, yaitu Subbag Anggaran dan Perbendaharaan, serta Subbag Akuntansi.

Tugas Kepala Bagian Keuangan

1. Menyusun program kerja Bagian Keuangan;
2. Melaksanakan sistem penerimaan dan pengeluaran keuangan Politeknik Saint Paul Sorong;
3. Mengembangkan dan mengelola keuangan kampus;
4. Melaksanakan, mengembangkan, dan memelihara sistem keuangan dan akuntansi kampus;
5. Melaksanakan administrasi penganggaran, pengalokasian, monitoring, dan evaluasi penggunaan dana, termasuk dana beasiswa (KIP, Bidikmisi, IJARI, Uang Saku);
6. Melaksanakan verifikasi sebagai pengendalian pelaksanaan anggaran kampus;
7. Menghimpun laporan keuangan dari seluruh unit kerja di Politeknik Saint Paul Sorong;
8. Menyusun laporan keuangan dan konsolidasi kampus secara periodik kepada Direktur melalui Asisten Direktur II.

Tugas Subbag Anggaran dan Perbendaharaan

1. Melaksanakan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pembayaran, dan pertanggungjawaban penggunaan dana pemerintah maupun dana masyarakat (mahasiswa);
2. Melaksanakan monitoring dan evaluasi penggunaan dana;
3. Menyusun laporan anggaran dan perbendaharaan secara periodik.

Tugas Subbag Akuntansi

1. Melaksanakan sistem akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen;
2. Mengembangkan dan memelihara sistem akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen;
3. Melaksanakan monitoring dan evaluasi implementasi sistem akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen;
4. Menyusun laporan akuntansi secara periodik.

Tugas Bagian Kepegawaian

Bagian Kepegawaian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian (Kabag), berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan. Dalam pelaksanaan tugas, Kabag dibantu oleh staf bidang Kepegawaian dan staf bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia.

Tugas Kepala Bagian Kepegawaian

1. Menyusun petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis di bidang kepegawaian dan pengembangan sumber daya manusia;
2. Mengoordinasikan kegiatan penerimaan, pengangkatan, pembinaan, promosi, pemberhentian, dan pemensiunan dosen serta tenaga kependidikan;
3. Mengoordinasikan pelaksanaan sistem evaluasi kinerja pegawai;
4. Merencanakan pengembangan karier (tugas belajar, pendidikan dan pelatihan teknis, fungsional, dan struktural) bagi dosen dan tenaga kependidikan;
5. Menyediakan dukungan teknis pelaksanaan pembinaan dan tindakan penertiban aparatur/pegawai;
6. Memelihara dan mengembangkan sistem informasi kepegawaian;
7. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan administrasi kepegawaian dan pengembangan sumber daya manusia;
8. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional dosen;
9. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, izin, dan cuti;
10. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai;
11. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional, surat keputusan mengajar, surat keputusan penetapan jabatan fungsional, dan tugas tambahan dosen;
12. Memproses pelanggaran disiplin pegawai;
13. Memproses karpeg, kenaikan gaji, kenaikan pangkat, mutasi, cuti, dan asuransi bagi dosen/karyawan;
14. Menetapkan pemberian remunerasi dan kesejahteraan pegawai.

Tugas Bagian Umum dan Perlengkapan

Bagian Umum dan Perlengkapan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian (Kabag), berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan. Dalam pelaksanaan tugas, Kabag dibantu oleh tiga orang Kepala Subbagian, yaitu Subbag Tata Usaha, Subbag Rumah Tangga, dan Subbag Perlengkapan.

Tugas Kepala Bagian Umum dan Perlengkapan

1. Melaksanakan kegiatan kerumahtanggaan kampus;
2. Mengatur penggunaan dan layanan kendaraan dinas;
3. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang umum dan perlengkapan;
4. Mengatur tempat dan fasilitas kegiatan upacara, rapat dinas, wisuda, dan acara resmi lainnya;
5. Menyiapkan konsumsi kegiatan upacara, rapat dinas, dan acara resmi lainnya;
6. Melaksanakan urusan kebersihan kampus;
7. Memantau dan mengevaluasi kegiatan kerumahtanggaan.

Tugas Subbag Tata Usaha

1. Melaksanakan kegiatan ketatausahaan kampus;
2. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan;
3. Melaksanakan administrasi kegiatan penerimaan dan pengiriman surat, naskah, dan warkat;
4. Melaksanakan urusan risalah rapat dinas Pimpinan Politeknik Saint Paul Sorong;
5. Melaksanakan penggandaan surat, naskah, warkat, buku, dan bahan lainnya di lingkungan kampus;
6. Melaksanakan penyimpanan arsip surat, naskah, dan warkat dalam bentuk file;
7. Menyusun statistik persuratan;
8. Melaksanakan administrasi perjalanan dinas pimpinan, dosen, dan tenaga kependidikan.

Tugas Subbag Rumah Tangga

1. Melaksanakan kegiatan kerumahtanggaan dan kendaraan dinas;
2. Melaksanakan administrasi persuratan kendaraan dinas;
3. Mengatur penggunaan dan layanan kendaraan dinas;
4. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan;
5. Mengatur tempat dan fasilitas kegiatan upacara, rapat dinas, dan acara lainnya;
6. Menyiapkan konsumsi kegiatan upacara, rapat dinas, dan acara resmi lainnya;
7. Melaksanakan urusan kebersihan kantor dan kampus;
8. Memantau dan mengevaluasi kegiatan kerumahtanggaan dan kendaraan dinas.

Tugas Subbag Perlengkapan

1. Mengelola dan melaksanakan pengadaan barang dan jasa;
2. Mengelola dan memelihara seluruh gedung milik Politeknik Saint Paul Sorong;
3. Mengelola dan memelihara instalasi listrik dan air milik kampus;
4. Mengelola dan memelihara peralatan dan kendaraan milik kampus;
5. Merencanakan dan memelihara lingkungan kampus, termasuk pertamanan;
6. Menjaga ketersediaan daya listrik secara ekonomis dan terpercaya bagi seluruh gedung dan ruang milik kampus;
7. Menjaga keandalan fungsi seluruh peralatan dan instalasi milik kampus;
8. Melaksanakan penyimpanan, pendistribusian, dan inventarisasi barang;
9. Melaksanakan penatausahaan barang, termasuk barang dalam gudang;
10. Menyusun laporan mutasi dan rekapitulasi barang;
11. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan penggunaan barang.

---

Struktur Pimpinan Terkait