Unit & Lembaga

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK)

Politeknik Saint Paul Sorong

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) merupakan unsur pelaksana administrasi Politeknik Saint Paul Sorong yang menyelenggarakan pelayanan administrasi akademik dan kemahasiswaan bagi seluruh program studi di lingkungan Politeknik Saint Paul Sorong.

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) dipimpin oleh seorang Kepala Biro, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur, serta secara fungsional berkoordinasi dengan Asisten Direktur I Bidang Akademik dan Asisten Direktur III Bidang Kemahasiswaan, Humas, Alumni dan Karir.

Dalam pelaksanaan tugas, Kepala Biro dibantu oleh beberapa Kepala Bagian (Kabag). Kabag bertanggung jawab kepada Kepala Biro.

Struktur BAAK

---

Tugas Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

1. Menyusun RKAT dan program kerja BAAK Politeknik Saint Paul Sorong;
2. Menyusun petunjuk pelaksanaan (juklak) dan petunjuk teknis (juknis) bidang administrasi akademik dan kemahasiswaan;
3. Mengelola sistem dan strategi proses Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), termasuk koordinasi dengan portal PMB (pmb.poltekstpaul.ac.id);
4. Mengelola kegiatan penerimaan mahasiswa baru untuk seluruh program studi D4/S1;
5. Mengelola administrasi registrasi mahasiswa melalui SIAKAD (poltekstpaul.gofeedercloud.com);
6. Mengelola administrasi legalisasi akademik dan evaluasi akademik;
7. Membantu Direktur dan Asisten Direktur I Bidang Akademik dalam menetapkan kebijakan, mengoordinasikan, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan program peningkatan dan penjaminan mutu akademik di lingkungan Politeknik Saint Paul Sorong.

Tugas Kepala Bagian Registrasi dan Statistik

1. Menyusun konsep juklak dan juknis penerimaan mahasiswa;
2. Mengoordinasikan proses Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) bersama panitia PMB;
3. Menyebarluaskan informasi penerimaan mahasiswa melalui kanal resmi (website, WhatsApp, media sosial Politeknik Saint Paul Sorong);
4. Melaksanakan layanan informasi tentang penerimaan mahasiswa;
5. Menyiapkan dan menyusun instrumen penerimaan mahasiswa;
6. Melaksanakan pendaftaran penerimaan mahasiswa baru;
7. Menyiapkan dan melaksanakan seleksi penerimaan mahasiswa;
8. Menyimpan dan mengarsipkan data penerimaan mahasiswa;
9. Mengoordinasikan pelaksanaan pendaftaran ulang (registrasi) mahasiswa tiap semester;
10. Mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan administrasi transfer/pindahan mahasiswa;
11. Menyiapkan dan merancang instrumen registrasi;
12. Melaksanakan layanan registrasi mahasiswa;
13. Mengolah data registrasi dan menyusun statistik mahasiswa;
14. Menyajikan data registrasi dan statistik, termasuk administrasi nilai mahasiswa:
    • Menghimpun nilai ujian mahasiswa dari dosen pengampu;
    • Mengumumkan nilai ujian mahasiswa melalui SIAKAD;
    • Merekam nilai ke buku induk nilai;
    • Merekam nilai ke basis data (database) akademik.
15. Mencetak Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), dan Transkrip Akademik;
16. Merekam data KRS dan KHS pada basis data akademik;
17. Mengirim data mahasiswa aktif kepada Direktur melalui Asisten Direktur I Bidang Akademik, Kepala Program Studi, dan Dosen tiap mata kuliah;
18. Mendistribusikan KRS kepada mahasiswa;
19. Mencetak daftar mahasiswa peserta kuliah/praktik, daftar hadir, daftar nilai, dan daftar mahasiswa aktif;
20. Membubuhkan cap/legalisasi pada KRS;
21. Mengarsipkan dan menyimpan data registrasi sebagai bahan laporan (KRS, KHS, dan Transkrip).

Tugas Kepala Bagian Administrasi Akademik

1. Mengoordinasikan pelaksanaan administrasi dan evaluasi akademik;
2. Mengoordinasikan pelaksanaan legalisasi akademik;
3. Melaksanakan administrasi dan evaluasi akademik program studi D4/S1 Teknik Sipil, Teknik Elektro, Teknik Mesin Otomotif, Teknologi Rekayasa Komputer Jaringan, Akuntansi Keuangan, dan Akuntansi Perpajakan;
4. Membuat surat pemberitahuan pelaksanaan ujian sekaligus meminta naskah soal ujian kepada dosen pengampu;
5. Menghimpun dan menggandakan naskah soal ujian;
6. Mengusulkan Panitia Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS);
7. Menyusun jadwal ujian dan pengawas ujian;
8. Membuat perlengkapan ujian, seperti daftar hadir dan berita acara ujian;
9. Mendistribusikan naskah soal ujian dan perlengkapan ujian kepada pengawas;
10. Mengarsipkan berkas soal ujian;
11. Memonitor pelaksanaan perkuliahan (praktik dan teori) sesuai kalender akademik;
12. Memonitor kemajuan belajar mahasiswa bersama Kepala Program Studi terkait.

Tugas Subbag Monitoring dan Evaluasi

1. Mengumpulkan data bahan evaluasi pembelajaran dan capaian akademik;
2. Melaksanakan dan mengolah data evaluasi proses belajar-mengajar;
3. Menyajikan hasil olahan data evaluasi sebagai bahan laporan dan pengambilan kebijakan pimpinan (Direktur/Asisten Direktur I);
4. Menyimpan data evaluasi sebagai bahan laporan;
5. Menyusun laporan evaluasi proses belajar-mengajar secara berkala.

Tugas Bagian Kemahasiswaan, Alumni dan Karir

Bagian Kemahasiswaan, Alumni dan Karir dipimpin oleh seorang Kepala Bagian (Kabag), berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, serta berkoordinasi dengan Asisten Direktur III Bidang Kemahasiswaan, Humas, Alumni dan Karir.

Dalam pelaksanaan tugas, Kabag dibantu oleh dua orang Kepala Subbagian, yaitu:

• Subbag Kegiatan dan Kesejahteraan Mahasiswa
• Subbag Administrasi, Pengembangan Alumni dan Karir

Tugas Kepala Bagian Kemahasiswaan, Alumni dan Karir

1. Menyusun program kerja bagian;
2. Merencanakan dan mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan, termasuk Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) dan himpunan mahasiswa program studi (Himpunan Mahasiswa Teknik Sipil, Himpunan Mahasiswa Teknik Mesin, Himpunan Mahasiswa Teknik Elektro, Ikatan Mahasiswa Akuntansi, dan sejenisnya);
3. Merencanakan kegiatan penalaran, minat, dan bakat mahasiswa;
4. Menyediakan advokasi kepada mahasiswa dalam hubungan dengan kegiatan kemahasiswaan;
5. Melaksanakan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;
6. Mengelola data dan informasi kegiatan kemahasiswaan;
7. Memproses pemilihan mahasiswa berprestasi;
8. Menjaring data alumni dan mengelola proses pendataan (tracer study);
9. Menyelenggarakan temu alumni secara berkala, termasuk pada peringatan Dies Natalis Politeknik Saint Paul Sorong;
10. Memutakhirkan (meng-update) data alumni secara berkala;
11. Melaksanakan fungsi sebagai Pusat Jasa Ketenagakerjaan (PJK)/Karir, yang memberikan informasi dan bantuan kepada mahasiswa dan alumni dalam bidang ketenagakerjaan, meliputi:
    • Memberikan informasi lowongan/lapangan kerja yang tersedia, termasuk dari mitra industri kerja sama (antara lain PLN, Pertamina, Telkom, BMKG, Kemnaker, Komdigi, dan Pemerintah Kota Sorong);
    • Mengidentifikasi kualifikasi lulusan yang dibutuhkan oleh pasar kerja;
    • Menjalin kerja sama dengan instansi terkait dalam hal ketenagakerjaan dan penempatan kerja lulusan;
    • Mengoordinasikan pengisian Form Tracer Study bagi alumni.

---

Struktur Pimpinan Terkait