Unit & Lembaga

Audit Mutu

Politeknik Saint Paul Sorong

Audit Internal Mutu (AIM) merupakan proses pengujian yang sistemik, mandiri, dan terdokumentasi untuk memastikan pelaksanaan kegiatan di Politeknik Saint Paul Sorong sesuai dengan prosedur, dan hasilnya sesuai dengan standar dalam mencapai tujuan institusi. Tujuan AIM di antaranya sebagai salah satu langkah untuk mengetahui kesesuaian standar terhadap pelaksanaan yang telah dilakukan pada berbagai aspek yang telah ditetapkan dalam lingkup AIM.

Manfaat Audit Internal Mutu

Audit Internal Mutu (AIM) sangat bermanfaat untuk:

1. Membantu mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian yang telah dan/atau sedang terjadi, serta hal-hal yang di kemudian hari mempunyai kecenderungan untuk menimbulkan masalah (ketidaksesuaian);
2. Menjamin kesesuaian sistem terdokumentasi terhadap persyaratan standar yang diacu;
3. Menjamin kesesuaian aktivitas yang diterapkan dengan sistem terdokumentasi;
4. Menjamin konsistensi penerapan sistem;
5. Memastikan keefektifan penerapan sistem;
6. Meningkatkan dan mengembangkan sistem penjaminan mutu secara berkelanjutan.

Dalam implementasi AIM diperlukan perencanaan yang baik untuk memastikan bahwa semua persyaratan AIM — seperti kebijakan, tujuan, ruang lingkup, auditor, waktu, tempat, serta instrumen — telah dipersiapkan dan disepakati. Setelah tahap perencanaan dipersiapkan dengan baik, pelaksanaan AIM dapat dimulai. Proses AIM dilakukan melalui dua tahapan, yaitu audit dokumen dan audit visitasi.

---

Kedudukan Audit Mutu di Politeknik Saint Paul Sorong

Bagi Politeknik Saint Paul Sorong, Audit Internal merupakan faktor kunci dalam manajemen institusi untuk dapat memberikan data yang bermanfaat bagi kepentingan evaluasi dan perbaikan/peningkatan efektivitas sistem yang dimiliki. Audit internal juga merupakan teknik mendasar yang hasilnya digunakan sebagai salah satu bahan masukan untuk aktivitas tinjauan manajemen sebagaimana dipersyaratkan oleh standar sistem manajemen mutu.

AIM adalah pemeriksaan sistematik dan independen untuk mengetahui apakah implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) efektif dan sesuai dengan perencanaan yang dilakukan oleh unit kerja di lingkungan Politeknik Saint Paul Sorong. AIM dilaksanakan untuk memeriksa kesesuaian antara standar mutu yang ditetapkan dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) — mencakup bidang Akademik, Keuangan, dan Administrasi — dengan pelaksanaannya oleh unit kerja di lingkungan kampus, termasuk program studi, biro, dan unit pelaksana teknis.

Pengelolaan dan koordinasi Audit Internal Mutu di Politeknik Saint Paul Sorong dilaksanakan bersama Pusat Penjaminan Kualitas Perguruan Tinggi (PPKPT), di bawah koordinasi Direktur.

Tahapan Audit Internal Mutu

AIM di Politeknik Saint Paul Sorong dilakukan dalam dua tahap, yaitu:

Dalam pelaksanaannya, AIM di Politeknik Saint Paul Sorong melibatkan para auditor internal mutu bersertifikat yang ditugaskan oleh Direktur melalui PPKPT.

---

Ruang Lingkup Pelaksanaan AIM

Sejalan dengan praktik penjaminan mutu di perguruan tinggi pada umumnya, Politeknik Saint Paul Sorong melaksanakan dua macam AIM, yaitu:

1. Audit Internal Mutu untuk Program Studi dan Laboratorium — mencakup Program Studi D4/S1 Teknik Sipil, Teknik Elektro, Teknik Mesin Otomotif, Teknologi Rekayasa Komputer Jaringan, Akuntansi Keuangan, dan Akuntansi Perpajakan, beserta laboratorium/bengkel praktik masing-masing;
2. Audit Internal Mutu untuk unit-unit pendukung (unsur-unsur di bawah Direktur), yaitu Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK), Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK), Biro Administrasi Kemahasiswaan (BAKM), Lembaga Profesi Teknik dan Manajemen, Unit Pelaksana Teknis (UPT Perpustakaan dan UPT Jasa Konsultasi dan Produksi), serta unit usaha di lingkungan kampus.

Hasil dari AIM dapat berupa temuan-temuan yang kemudian dirumuskan dalam laporan AIM oleh auditor internal dan disampaikan kepada pimpinan unit terkait untuk ditindaklanjuti. Temuan-temuan yang belum selesai ditindaklanjuti akan terus dievaluasi ulang hingga pemenuhannya sesuai dengan persyaratan.

Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) dan Verifikasi Tindak Lanjut

Guna memenuhi siklus penjaminan mutu, setelah auditee (unit yang diaudit) menerima hasil AIM dan diterbitkan Surat Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) oleh Direktur, tahapan selanjutnya adalah evaluasi sebelum masuk siklus AIM berikutnya, yaitu Verifikasi Tindak Lanjut PTK.

Kegiatan Verifikasi Tindak Lanjut PTK adalah kegiatan evaluasi dan pengendalian terhadap auditee dalam menindaklanjuti PTK dari Direktur atas temuan Audit Internal Mutu (AIM) tahun sebelumnya yang masih berstatus akhir “open”. Kegiatan ini untuk memenuhi tahapan siklus penjaminan mutu berupa Pengendalian (P3, dalam siklus PPEPP: Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan).

Sebelum melakukan verifikasi tindak lanjut PTK, PPKPT terlebih dahulu mengirimkan surat kepada Kepala Program Studi dan pimpinan unit terkait untuk menyusun distribusi auditor internal yang bertugas menjadi verifikator tindak lanjut PTK di tingkat program studi dan unit kerja, sesuai jadwal yang telah ditentukan oleh PPKPT. Apabila susunan nama auditor telah terkumpul, selanjutnya dibuat Surat Tugas yang ditandatangani oleh Direktur untuk penugasan. PPKPT memperbarui syarat auditor internal yang bertugas pada tahun berjalan, yaitu mereka yang bertugas sebagai ketua auditor internal pada kegiatan AIM sebelumnya.

---